آموزش زبان آلمانی می تواند چالش برانگیز باشد، اما با رویکرد صحیح کاملاً قابل انجام است. با این حال، صحبت کردن و نوشتن مانند یک بومی نیاز به تلاش دارد. به‌جای تکیه بر وب‌سایت‌های ترجمه نادرست که شفاف‌سازی رسمی و جنسیت را دشوار می‌کند، یادگیری اصول اولیه نوشتن ایمیل به زبان آلمانی مهم است. بنابراین، اگر می‌خواهید نحوه نوشتن ایمیل به زبان آلمانی را بدانید، به جای درستی آمده‌اید. تقریباً می‌توان گفت که یکی از اساسی‌ترین کارهایی که در زبان آلمانی می‌بایست یاد گرفت نحوه نوشتن ایمیل به زبان آلمانی است، چنانچه در آلمان زندگی کرده و یا قصد مهاجرت به آنجا را داشته باشید قطعاً در ساعات اول حضور شما در آنجا به این نکته پی خواهید برد که هیچ‌چیز (به معنی واقعی!) در آلمان بدون کاغذبازی و نامه‌نگاری پیش نمی‌رود.
برای شروع باید بدانید که یک ایمیل از چه بخش هایی تشکیل شده است:
قبل از اینکه ایمیلی به زبان آلمانی بنویسید، باید در نظر بگیرید که آیا می‌خواهید با گیرنده به زبان رسمی یا غیررسمی صحبت کنید. ضمیر دوم شخص انگلیسی “تو” به Sie یا du در مفرد و “شما” Sie یا ihr در جمع ترجمه می شود، در صورتی که همزمان برای بیش از یک نفر (به ترتیب رسمی و غیر رسمی) می نویسید.
در یک ایمیل تجاری، یک درخواست کار یا هر نوع درخواست رسمی، آدرس رسمی معمولاً یک شرط مطمئن است، به خصوص زمانی که شخصاً ملاقات نکرده باشید. استثناها ممکن است زمانی باشد که فرد قبلاً به طور غیررسمی با شما تماس گرفته است یا نمی خواهید به عنوان مربع یا سفت برخورد کنید. به عنوان مثال، در یک محیط استارت‌آپ با سلسله مراتب مسطح، می‌توان به طور غیررسمی و بر اساس نام کوچک به یکدیگر خطاب کرد.
این ما را به بخش دوم نحوه آدرس دادن به گیرنده ایمیل خود به زبان آلمانی می‌رساند: شما باید بین نام یا نام خانوادگی او یکی را انتخاب کنید. مجدداً، در شرایط رسمی در آلمان، استفاده از نام خانوادگی برای خطاب کردن یک شخص معمولاً مناسب است، اما به دنبال سرنخ‌هایی باشید که ممکن است خلاف آن را نشان دهد، مانند نحوه خطاب آنها به شما، رسمی بودن نمایه آنلاین آنها یا رسمی بودن موضوع.
در این بخش هدف اصلی و علت نگارش می‌بایست مشخص شود.
مقدمه و موضوع، در واقع دارای اهمیت بسیار زیادی در نوشتن ایمیل به زبان آلمانی دارد و موضوع و محتوای کلی یک ایمیل و نامه را به نمایش می‌گذارد؛ در این بخش هدف اصلی و علت نوشتن ایمیل می‌بایست مشخص شود و در عنوان نامه قرار بگیرد به طور مثال:
توجه داشته باشید که مقدمه ایمیل شما نباید طولانی باشد و سعی کنید در آن، به طور مستقیم بر اساس نوع ایمیل (اداری یا دوستانه) شخص را مورد خطاب قرار دهید؛ مثلاً در خطاب به دوست خود که می‌خواهید آن را به جشن تولد یا عروسی خود دعوت کنید می‌توانید با از جمله‌ی زیر استفاده کنید.
توصیه شده است تا هنگام نوشتن نامه به آلمانی، از احوال پرسی رسمی استفاده نمایید. در ادامه به نمونه‌هایی از رایج‌ترین احوالپرسی‌ها در نامه نگاری آلمانی پرداخته‌ایم.
البته توجه داشته باشید که در نوشتن ایمیل و مکاتبات اداری آلمان، عناوین و نگارش می‌بایست کاملاً رسمی و فاقد هرگونه ابهامی باشد تا در روند مکاتبه اختلالی ایجاد نشود؛ برای داشتن یک شروع رسمی در نامه‌های آلمانی در صورت شناخت آن شخص یا اشخاص می‌توان از عنوان‌های زیر استفاده کرده
Sehr geehrte/r Frau/Herr ……,
که به معنی خانم/آقای عزیز است؛ همچنین درصورتی‌که آن شخص برای ما ناشناس است می‌توانیم از عبارت، Sehr geehrte Damen und Herren استفاده کرد که به معنی آقایان و خانم‌های عزیز است. در زبان آلمانی، عنوان بعد از اسم خاص جنسیت و قبل از نام واقعی خواهد آمد.
در سراسر نامه نگاری آلمانی گیرنده نامه خود را به طور رسمی خطاب کنید: از “Sie”، “Ihr” و “Ihnen” به عنوان ضمایر استفاده کنید و فراموش نکنید که ابتدای این کلمات را با حروف بزرگ بنویسید.
بند بدنه و محتوای ایمیل مهم ترین و اساسی ترین بخش است. این قسمت تمام نکات کلیدی و مهم ایمیل را بیان می کند و باید مواردی را که در مقدمه ذکر کردید توضیح دهید.
درنوشتن یک ایمیل نداشتن غلط املایی و معرفی خود به زبان آلمانی می تواند اعتبار آن شخص را نشان دهد. در ادامه به برخی از نکات مهم در محتوای یک ایمیل اشاره می کنیم:
بسته به موضوع نامه خود، ممکن است با یکی از موارد زیر شروع کنید:
نکته حرفه‌ای: توجه داشته باشید که احوالپرسی رسمی در نامه نگاری آلمانی به کاما (,) ختم می‌شود و خط ابتدایی نامه با کلمه کوچک شروع می‌شود.
تقریباً می‌توان گفت که همان قدر که موضوع و مقدمه نوشتن ایمیل به زبان آلمانی مهم است همان قدر پایان آن حائز اهمیت است؛ موضوعات قسمت پایانی و جمع‌بندی یک متن اغلب حاوی تأکید، تشویق و اصرار به انجام‌دادن یک درخواست و یا بخشیدن سرعت به آن است، برای اینکه مخاطب شما در تصمیم‌گیری خود دچار اشتباه نشود پیشنهاد می‌شود که درخواست خود را در بخش پایانی به‌صراحت بیان کنید.
تقریباً می‌توان گفت که هیچ‌چیز بدتر از این نیست که در برخورد اول و برداشت اول با رئیس، معلم، کارمند و یا استاد خود در کشور خارجی (آن هم آلمان!) دچار اشتباه و سوءتفاهم بشوید و از همان اول به عبارتی با آنها بد تا کنید.
ممکن است شما فکر کنید که در زبان آلمانی با مخاطب قراردادن همه با کلمه (Sie) در منطقه امن قرار گرفته‌اید و دچار اشتباه نمی‌شوید اما همین کلمه نیز در بعضی مواقع ممکن است در نامه رسمی به زبان آلمانی و یا حتی غیررسمی اگر شخص گیرنده جوان و کم‌سن باشد ممکن است آزرده‌خاطر شود؛
ایمیل خود را با یک بیانیه پایانی مودبانه و یک عبارت پایانی به پایان برسانید. عبارات پایانی متداول عبارتند از:
به یاد داشته باشید که سطح رسمی بودن ایمیل شما ممکن است بسته به گیرنده و زمینه متفاوت باشد. همیشه ایمیل خود را متناسب با موقعیت و رابطه خاصی که با گیرنده دارید تنظیم کنید.
تلفن:
021-26-745-571
021-26-745-430
آدرس:
سعادت آباد، بلوار سرو غربی، خیابان بخشایش، کوچه بهار4 ، پلاک۷
