نوشتن ایمیلهای رسمی یکی از مهارت‌های ضروری در دنیای امروز است، به‌ویژه زمانی که با افراد یا سازمان‌های خارجی در ارتباط هستیم. زبان آلمانی به عنوان یکی از زبان‌های پرکاربرد در اروپا، نیازمند آشنایی با ساختار و قواعد خاص خود در نوشتن ایمیلهای رسمی است. در این مقاله، به بررسی نکات کلیدی و اصول نوشتن ایمیلهای رسمی به زبان آلمانی خواهیم پرداخت و پنج نمونه آماده از ایمیلهای رسمی را ارائه خواهیم کرد. این نمونه‌ها به شما کمک می‌کنند تا با ساختار، لحن و واژگان مناسب آشنا شوید و بتوانید به‌راحتی ارتباطات خود را برقرار کنید. با ما همراه باشید تا به شما نشان دهیم چگونه می‌توانید ایمیلهای مؤثر و حرفه‌ای به زبان آلمانی بنویسید.
پیشنهاد کاربران:
چرا لحن رسمی در ایمیلهای آلمانی تا این حد اهمیت دارد؟
لحن رسمی در ایمیلهای آلمانی به دلایل متعددی اهمیت دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
۱. استفاده از لحن رسمی نشان‌دهنده‌ی احترام به گیرنده است. در فرهنگ آلمانی، احترام به دیگران و رعایت آداب و رسوم اجتماعی بسیار مهم است. این امر به ویژه در ارتباطات حرفه‌ای و رسمی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
۲. یک ایمیل با لحن رسمی به شما کمک می‌کند تا به عنوان یک فرد حرفه‌ای و جدی شناخته شوید. این موضوع می‌تواند تأثیر زیادی بر روی برداشت اولیه‌ی گیرنده از شما داشته باشد و شانس موفقیت شما را در برقراری ارتباطات مؤثر افزایش دهد.
۳. لحن رسمی معمولاً شامل ساختارهای زبانی دقیق‌تر و واژگان خاص‌تری است که به وضوح و دقت در بیان مقاصد کمک می‌کند. این موضوع می‌تواند از بروز سوءتفاهم‌ها جلوگیری کند و پیام شما را به‌خوبی منتقل کند.
۴. یک ایمیل رسمی و حرفه‌ای می‌تواند به ایجاد اعتماد بین شما و گیرنده کمک کند. این اعتماد می‌تواند در روابط کاری و تجاری بسیار مؤثر باشد.
۵. در بسیاری از موارد، لحن رسمی می‌تواند تأثیر مستقیمی بر نتیجه‌ی درخواست یا پیشنهاد شما داشته باشد. یک ایمیل با لحن مناسب حتی این امکان را ایجاد می‌کند که شانس شما برای دریافت پاسخ مثبت افزایش یابد.
تفاوت فرهنگی: درک اهمیت استفاده از “Sie” به جای “du”
تفاوت فرهنگی در استفاده از “Sie” و “du” در زبان آلمانی یکی از جنبه‌های مهم در ارتباطات اجتماعی و حرفه‌ای است. این دو ضمیر به طور کلی به دو سطح مختلف از صمیمیت و احترام اشاره دارند و درک این تفاوت می‌تواند تأثیر زیادی بر روی روابط فردی و حرفه‌ای داشته باشد. در ادامه به بررسی این موضوع می‌پردازیم:
۱. احترام و فاصله اجتماعی
-ضمیر “Sie”: این ضمیر به عنوان فرم رسمی و محترمانه استفاده می‌شود و نشان‌دهنده‌ی احترام به فرد مقابل است. معمولاً در موقعیت‌های رسمی، مانند محیط‌های کاری، ملاقات‌های تجاری و یا زمانی که با افراد ناآشنا صحبت می‌کنید، از “Sie” استفاده می‌شود.
– ضمیر “du”: این ضمیر به عنوان فرم غیررسمی و صمیمی‌تر به کار می‌رود و معمولاً در بین دوستان، خانواده و افرادی که با آن‌ها رابطه نزدیک‌تری دارید، استفاده می‌شود.
۲. تأثیر بر روابط
– استفاده از “Sie” می‌تواند به ایجاد فاصله اجتماعی و حفظ حریم شخصی کمک کند، در حالی که “du” می‌تواند حس نزدیکی و صمیمیت را تقویت کند. در محیط‌های کاری، استفاده نادرست از “du” ممکن است به عنوان بی‌احترامی تلقی شود و تأثیر منفی بر روابط حرفه‌ای بگذارد.
در نتیجه درک اهمیت استفاده از “Sie” به جای “du” در زبان آلمانی نه تنها به شما کمک می‌کند تا در ارتباطات خود موفق‌تر باشید، بلکه نشان‌دهنده‌ی آگاهی شما از آداب و رسوم فرهنگی است.
بخش اول: ساختار یک ایمیل رسمی آلمانی
نوشتن ایمیلهای رسمی به زبان آلمانی نیازمند آشنایی با ساختار و قواعد خاصی است که به شما کمک می‌کند تا پیام خود را به‌طور مؤثر و حرفه‌ای منتقل کنید. در این بخش، به بررسی اجزای اصلی یک ایمیل رسمی به زبان آلمانی خواهیم پرداخت. این اجزا شامل عنوان، سلام و مخاطب قرار دادن، بدنه اصلی، و خداحافظی می‌باشد.
همچنین، نکات مهمی در مورد لحن و واژگان مناسب برای هر بخش ارائه خواهیم داد. با رعایت این نکات، می‌توانید ایمیل‌هایی بنویسید که نه تنها از نظر ساختاری صحیح باشند، بلکه به‌خوبی نیز احساسات و مقاصد شما را منتقل کنند.
عنوان ایمیل (Betreff): کوتاه، شفاف و گویا
عنوان ایمیل یکی از مهم‌ترین بخش‌های آن است که می‌تواند تأثیر زیادی بر روی دریافت کننده داشته باشد. چرا که عنوان ایمیل نخستین چیزی است که دریافت کننده می‌بیند و تأثیر زیادی بر تصمیم او برای باز کردن ایمیل دارد.
یک عنوان خوب باید به‌گونه‌ای باشد که به‌وضوح موضوع ایمیل را بیان کند و توجه گیرنده را جلب کند. در ادامه به نکات مهمی در مورد نوشتن عنوان ایمیل رسمی به زبان آلمانی اشاره می‌کنیم:
۱. کوتاهی و وضوح
– عنوان باید کوتاه و مختصر باشد. سعی کنید از ۵ تا ۱۰ کلمه بیشتر استفاده نکنید. این کار به خواننده کمک می‌کند تا سریعاً متوجه موضوع ایمیل شود.
– از واژه‌های ساده و قابل فهم استفاده کنید تا هیچ ابهامی در مورد محتوای ایمیل وجود نداشته باشد.
۲. استفاده از کلیدواژه‌های مرتبط
– در عنوان، از کلیدواژه‌های مرتبط با موضوع ایمیل استفاده کنید. این کار به گیرنده کمک می‌کند تا بلافاصله بفهمد که ایمیل در مورد چه موضوعی است.
۳. رسمی بودن
– در ایمیلهای رسمی، از زبان و لحن مناسب استفاده کنید. از عبارات غیررسمی و محاوره‌ای پرهیز کنید.
– به‌عنوان مثال، به جای “Hallo” (سلام) می‌توانید از “Sehr geehrte Damen und Herren” (خانم‌ها و آقایان محترم) استفاده کنید.
۴. جلب توجه
– سعی کنید عنوان به‌گونه‌ای باشد که توجه گیرنده را جلب کند. این کار می‌تواند شامل استفاده از عبارات خاص یا سوالات باشد.
– به‌عنوان مثال، “Wichtige Informationen zu Ihrem Antrag” (اطلاعات مهم در مورد درخواست شما) می‌تواند توجه را جلب کند.
با رعایت این نکات، می‌توانید عنوانی مؤثر و مناسب برای ایمیلهای رسمی خود بنویسید که نه تنها توجه گیرنده را جلب کند، بلکه به‌وضوح موضوع ایمیل را نیز بیان کند.
سلام و مخاطب قرار دادن (Anrede): چگونه به درستی شروع کنیم؟
شروع یک ایمیل رسمی با سلام و مخاطب قرار دادن باید با دقت و احترام انجام شود. با رعایت نکات زیر، می‌توانید تأثیر مثبتی بر روی گیرنده بگذارید و ارتباطات خود را به‌طور مؤثرتری مدیریت کنید.
۱ـ در ایمیلهای رسمی، استفاده از عبارات محترمانه در مخاطب قرار دادن بسیار مهم است. به عنوان مثال، به‌جای “Hallo” (سلام)، می‌توانید “Sehr geehrte Damen und Herren” (خانم‌ها و آقایان محترم) را به کار ببرید.
(اگر نام شخص را می‌دانید، بهتر است از نام کامل او مانند “Sehr geehrter Herr نام” (آقای محترم نام) یا “Sehr geehrte Frau نام” (خانم محترم نام) استفاده کنید.)
– اگر ایمیل شما به یک گروه یا سازمان ارسال می‌شود، از عباراتی مانند “Sehr geehrte Damen und Herren” استفاده کنید. این کار نشان دهنده‌ی احترام به تمامی اعضای گروه است.
بدنه اصلی ایمیل (E-Mail-Text): مقدمه، هدف اصلی و درخواست
نوشتن بدنه اصلی یک ایمیل رسمی به زبان آلمانی نیازمند دقت و توجه به جزئیات است. این بخش شامل مقدمه، هدف اصلی و درخواست شما می‌باشد. در ادامه به توضیح هر یک از این بخش‌ها می‌پردازیم:
۱. مقدمه (Einleitung)
– سلام و احوالپرسی: در ابتدای بدنه ایمیل، می‌توانید با یک جمله کوتاه احوالپرسی کنید. به عنوان مثال:
– “Ich hoffe, es geht Ihnen gut.” (امیدوارم حال شما خوب باشد.)
– معرفی خود: اگر گیرنده شما را نمی‌شناسد، می‌توانید خود را معرفی کنید. به‌عنوان‌مثال:
– “Mein Name ist نام شما und ich arbeite bei نام شرکت.” (نام من .. است و من در شرکت … کار می‌کنم.)
۲. هدف اصلی (Hauptanliegen)
– بیان هدف ایمیل: در این بخش، به‌طور واضح و مختصر هدف اصلی ایمیل خود را بیان کنید. این کار به گیرنده کمک می‌کند تا سریعاً متوجه شود که ایمیل در مورد چه موضوعی است.
-مثال “Wir planen ein Treffen am … und ich möchte Ihre Meinung dazu hören.”
(ما یک جلسه در تاریخ … برنامه‌ریزی کرده‌ایم و می‌خواهم نظر شما را در این مورد بشنوم.)
۳. درخواست (Anfrage)
– بیان درخواست: در این بخش، به‌طور واضح و محترمانه درخواست خود را بیان کنید. به عنوان مثال:
– “Könnten Sie mir bitte die Informationen bis zum … zukommen lassen?”
(آیا می‌توانید لطفاً اطلاعات را تا تاریخ … برای من ارسال کنید؟)
– تشکر: در پایان این بخش، می‌توانید از گیرنده به خاطر توجه و همکاری‌اش تشکر کنید. به عنوان نمونه:
– “Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung.” (پیشاپیش از حمایت شما سپاسگزارم.)
بخش پایانی و خداحافظی (Grußformel und Abschluss)
بخش پایانی یک ایمیل رسمی به زبان آلمانی بسیار مهم است، زیرا این بخش نشان دهنده‌ی احترام و ادب شما به گیرنده است. در اینجا به نکات و عبارات مناسب برای خداحافظی و پایان دادن به ایمیل اشاره می‌کنیم:
۱. عبارات خداحافظی (Grußformel)
– عبارات رسمی: برای پایان دادن به ایمیلهای رسمی، از عبارات محترمانه استفاده کنید. به عنوان مثال:
– “Mit freundlichen Grüßen,” (با احترام)
– “Hochachtungsvoll,” (با احترام فراوان)
– “Mit besten Grüßen,” (با بهترین آرزوها)
– عبارات غیررسمی: اگر با شخصی آشنا هستید و رابطه غیررسمی‌تری دارید، می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید:
– “Herzliche Grüße,” (با سلام‌های گرم)
۲. امضا (Unterschrift)
امضا (Signatur): چه اطلاعاتی را باید شامل شود؟
امضا در پایان یک ایمیل رسمی، بخش مهمی از ارتباطات شماست و باید شامل اطلاعات کلیدی باشد که به گیرنده کمک می‌کند تا شما را بهتر بشناسد و در صورت نیاز به راحتی با شما تماس بگیرد. در ادامه به جزئیات و اطلاعاتی که باید در امضا گنجانده شود، اشاره می‌کنیم:
۱. نام کامل (Vollständiger Name)
– نام و نام خانوادگی خود را به طور کامل بنویسید. این کار به گیرنده کمک می‌کند تا شما را به راحتی شناسایی کند.
۲. عنوان شغلی (Berufsbezeichnung)
– عنوان شغلی خود را ذکر کنید. این اطلاعات به گیرنده نشان می‌دهد که شما در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کنید و چه مسئولیتی دارید.
۳. نام شرکت (Firmenname)
– نام شرکتی که در آن کار می‌کنید را اضافه کنید. این کار به اعتبار شما افزوده و به گیرنده کمک می‌کند تا با سازمان شما آشنا شود.
۴. اطلاعات تماس (Kontaktinformationen)
– شماره تلفن: شماره تماس خود را به همراه کد کشور بنویسید تا در صورت نیاز، گیرنده بتواند به راحتی با شما تماس بگیرد.
– آدرس ایمیل: آدرس ایمیل خود را نیز ذکر کنید تا گیرنده بتواند به راحتی با شما ارتباط برقرار کند.
۵. آدرس وب‌سایت (Webseite)
– اگر شرکت شما وب‌سایت دارد، می‌توانید آدرس آن را نیز در امضا قرار دهید. این کار به گیرنده امکان می‌دهد تا اطلاعات بیشتری درباره شرکت شما کسب کند.
۶. نکات اضافی (Zusätzliche Hinweise) ✨
– عکس پروفایل: برخی افراد از عکس پروفایل خود در امضا استفاده می‌کنند تا ارتباط شخصی‌تری برقرار کنند.
– لینک‌های اجتماعی: اگر در شبکه‌های اجتماعی حرفه‌ای مانند LinkedIn فعال هستید، می‌توانید لینک پروفایل خود را نیز اضافه کنید.
۷. مثال از امضا
(Beispiel für eine Signatur)
Mit freundlichen Grüßen,
[نام کامل]
[عنوان شغلی]
[نام شرکت]
[شماره تلفن]
[آدرس ایمیل]
[آدرس وب‌سایت]
بخش دوم: انتخاب عبارت‌های مناسب برای هر بخش (اصطلاحات کلیدی)
در این بخش، به بررسی اهمیت انتخاب عبارت‌های مناسب و اصطلاحات کلیدی در نوشتن ایمیلهای رسمی خواهیم پرداخت. انتخاب واژه‌ها و عبارات صحیح نه تنها به وضوح پیام شما کمک می‌کند، بلکه تأثیر مثبتی بر روی گیرنده نیز خواهد داشت.
بهترین عبارت‌ها برای عنوان ایمیل (Betreff)
برای نوشتن عنوان ایمیل رسمی به زبان آلمانی، می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید:
عبارات رسمی
– درخواست همکاری: “Anfrage zur Zusammenarbeit”
– دعوت به جلسه: “Einladung zum Meeting”
– گزارش عملکرد: “Leistungsbericht”
– تأیید درخواست: “Bestätigung Ihrer Anfrage”
– اطلاع‌رسانی: “Information über موضوع”
نکات مهم
– عنوان باید مختصر و واضح باشد و در ۵ تا ۷ کلمه محدود شود.
– از کلمات کلیدی مرتبط استفاده کنید تا موضوع ایمیل به خوبی مشخص شود.
تا با استفاده از این عبارات، بتوانید ایمیلهای رسمی و مؤثری بنویسید.
– از عبارات کلی و مبهم پرهیز کنید که ممکن است گیرنده را گیج کند.
نحوه صحیح خطاب قرار دادن (Anrede): تفاوت بین خانم، آقا و مخاطب ناآشنا
در نوشتن ایمیل به زبان آلمانی (به‌ویژه ایمیلهای رسمی) شیوه خطاب (Anrede) اهمیت زیادی دارد. این بخش نشان‌دهنده ادب و میزان رسمی بودن مکاتبه است. در ادامه تفاوت‌ها و کاربردها را توضیح می‌دهم:
۱. خطاب به خانم (Frau)
در ایمیل رسمی همیشه از Frau + نام خانوادگی استفاده می‌شود.
مثال
Sehr geehrte Frau Müller,
«سرکار خانم مولر گرامی»
۲. خطاب به آقا (Herr)
به همان شکل از Herr + نام خانوادگی استفاده می‌کنیم.
مثال
Sehr geehrter Herr Schneider,
«جناب آقای اشنایدر گرامی»
۳. وقتی نام یا جنسیت مخاطب را نمی‌دانیم
اگر نام گیرنده مشخص نیست، از فرمول عمومی استفاده می‌کنیم.
Sehr geehrte Damen und Herren,
«بانوان و آقایان گرامی،»
این شیوه برای مکاتبات رسمی با ادارات، شرکت‌ها یا زمانی که نمی‌دانیم ایمیل به دست چه کسی می‌رسد، به‌کار می‌رود.
۴. نکات تکمیلی
پس از Anrede همیشه یک کاما (,) گذاشته می‌شود و متن ایمیل در خط بعد با حرف کوچک شروع می‌گردد (طبق قواعد نگارش آلمانی).
جملات طلایی برای شروع ایمیل (Einleitung)
ایمیل رسمی در زبان آلمانی معمولاً با یک سلام رسمی و سپس یک جمله‌ی آغازین (Einleitung) شروع می‌شود. جمله‌ی آغازین اهمیت زیادی دارد چون لحن ایمیل را مشخص می‌کند. در ادامه چند نمونه جمله‌ی طلایی برای شروع یک ایمیل رسمی آورده شده است.
۱ـ شروع‌های عمومی و محترمانه
Ich hoffe, es geht Ihnen gut.
امیدوارم حال شما خوب باشد.
Vielen Dank für Ihre Nachricht/Ihre Anfrage/Ihre Unterstützung.
بسیار متشکرم بابت پیام/درخواست/حمایت شما.
Bezugnehmend auf Ihre E-Mail vom [Datum] möchte ich …
با اشاره به ایمیل شما مورخ [تاریخ]، مایلم …
Mit großem Interesse habe ich Ihre Anzeige/Ihr Schreiben gelesen.
با علاقه‌ی فراوان نوشته/آگهی شما را مطالعه کردم.
۲ـ برای درخواست یا پرس‌وجو
Hiermit möchte ich mich nach … erkundigen.
بدین‌وسیله مایلم درباره‌ی … پرس‌وجو کنم.
Ich wende mich an Sie, um … zu erfahren.
با شما تماس می‌گیرم تا درباره‌ی … اطلاعات کسب کنم.
Könnten Sie mir bitte nähere Informationen zu … geben?
ممکن است لطفاً اطلاعات بیشتری درباره‌ی … بدهید؟
۳. برای پاسخ به ایمیل
Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
از پاسخ سریع شما بسیار سپاسگزارم.
Gerne nehme ich Bezug auf Ihre Anfrage.
با کمال میل به درخواست شما ارجاع می‌دهم.
Ich danke Ihnen herzlich für die Übersendung der Unterlagen.
صمیمانه از ارسال مدارک سپاسگزارم.
۴. برای معرفی خود یا شروع مکاتبه جدید
Mein Name ist … und ich schreibe Ihnen in Bezug auf …
نام من … است و در ارتباط با … برایتان می‌نویسم.
Ich erlaube mir, mich kurz vorzustellen.
اجازه می‌خواهم خودم را به اختصار معرفی کنم.
Über Empfehlung von … nehme ich Kontakt mit Ihnen auf.
از طریق معرفیِ … با شما تماس می‌گیرم.
عبارت‌های کاربردی برای بیان هدف اصلی (Hauptteil)
در بخش Hauptteil یا بدنه ایمیل رسمی آلمانی، خیلی مهم است که هدف اصلی ایمیل را شفاف و محترمانه بیان کنید. در ادامه فهرستی از عبارت‌های کاربردی با ترجمه فارسی آورده شده که می‌توانید بسته به نوع ایمیل استفاده نمایید:
| Ich möchte mich nach [Informationen/Details] erkundigen. مایلم درباره [اطلاعات/جزئیات] پرس‌وجو کنم.
Könnten Sie mir bitte nähere Informationen zu [Thema] geben? آیا ممکن است لطفاً اطلاعات بیشتری درباره [موضوع] در اختیارم قرار دهید؟
Ich interessiere mich für [Produkt/Kurs] und würde gerne mehr darüber erfahren. من به [محصول/دوره] علاقه‌مند هستم و مایلم اطلاعات بیشتری کسب کنم. | درخواست اطلاعات / پرس‌وجو |
| Anbei sende ich Ihnen meine Unterlagen zu [Bewerbung/Projekt]. ضمیمه مدارکم را برای [درخواست شغلی/پروژه] ارسال می‌کنم. Im Anhang finden Sie [Dokumente/Dateien], die für [Thema] relevant sind. در پیوست، [مدارک/فایل‌ها] را که مرتبط با [موضوع] هستند، می‌یابید. | ارسال مدارک / رزومه |
| Ich möchte Sie um einen Termin bitten, um [Thema] zu besprechen. مایلم از شما خواهش کنم وقتی برای ملاقات تعیین کنید تا درباره [موضوع] صحبت کنیم.
Könnten wir einen Termin in der kommenden Woche vereinbaren? آیا می‌توانیم در هفته آینده وقت ملاقات تعیین کنیم؟ | درخواست تعیین وقت ملاقات (Terminanfrage) |
| Ich wollte höflich nach dem Stand von [Anfrage/Projekt] fragen. مایلم مودبانه درباره وضعیت [درخواست/پروژه] پرس‌وجو کنم.
Ich würde mich über eine kurze Rückmeldung zu [Thema] freuen. خوشحال می‌شوم اگر پاسخ کوتاهی درباره [موضوع] بدهید. | پیگیری یا یادآوری |
| Ich möchte ein Problem melden, das ich mit [Produkt/Dienstleistung] hatte. مایلم مشکلی را که با [محصول/خدمت] داشتم گزارش کنم.
Leider entspricht [das Produkt/die Dienstleistung] nicht meinen Erwartungen. متأسفانه [محصول/خدمت] مطابق با انتظارات من نیست.
Ich bitte Sie höflich um eine Lösung, z. B. [Ersatz/Rückerstattung]. از شما خواهش می‌کنم راه‌حلی ارائه دهید، مثلاً [جایگزین/بازپرداخت]. | گزارش مشکل / شکایت (Beschwerde) |
چگونه یک درخواست را محترمانه مطرح کنیم؟ (Eine Bitte formulieren)
در آلمانی، طرح محترمانه یک درخواست (Eine Bitte formulieren) بسیار مهم است، به ویژه در ایمیل رسمی. نکته کلیدی، استفاده از عبارات مودبانه، لحن غیرمستقیم و افعال کمکی است.
۱ـ استفاده از افعال مودبانه و فرم‌های شرطی
| Könnten Sie mir bitte …? آیا ممکن است لطفاً … را برایم انجام دهید؟ |
۲ـ استفاده از «bitten» در قالب غیرمستقیم
| Dürfte ich Sie bitten, …? ممکن است از شما خواهش کنم که …؟ |
۳ـ لحن غیرمستقیم با جملات شرطی
| Falls möglich, würde ich mich über … freuen. در صورت امکان، خوشحال می‌شوم اگر … |
حتما به خاطر بسپارید که:
۱. همیشه لحن مودبانه باشد
۲. از افعال شرطی و «bitte» استفاده کنید.
۳. در ایمیل رسمی، ابتدا تشکر یا عبارت محبت‌آمیز بگذارید، سپس درخواست را مطرح کنید.
اشاره به فایل پیوست (Auf einen Anhang hinweisen)
در ایمیلهای رسمی آلمانی، وقتی فایلی را پیوست می‌کنید (Anhang)، باید محترمانه و واضح به آن اشاره کنید تا گیرنده بداند چه چیزی دریافت کرده است
۱ـ ساده و مستقیم
| Im Anhang finden Sie … در پیوست، … را خواهید یافت. |
| Anbei sende ich Ihnen … ضمیمه … را برایتان ارسال می‌کنم. |
۲ـ مودبانه و رسمی
| Bitte entnehmen Sie weitere Informationen dem Anhang. لطفاً اطلاعات بیشتر را از پیوست ملاحظه بفرمایید |
نکات مهم
- همیشه نام فایل یا نوع فایل را ذکر کنید تا گیرنده دقیق بداند چه چیزی است.
- قبل از اشاره به پیوست، بهتر است در جمله‌ی اصلی موضوع ایمیل را ذکر کنید تا ارتباط واضح باشد.
- پس از اشاره به پیوست، می‌توانید مودبانه درخواست بررسی یا بازخورد هم اضافه کنید
بهترین گزینه‌ها برای خداحافظی رسمی (Grußformel)
در ایمیلهای رسمی آلمانی، بخش Grußformel (پایان‌بندی و خداحافظی) بسیار مهم است، چون لحن نهایی ایمیل را مشخص می‌کند. انتخاب عبارت مناسب بستگی به سطح رسمی بودن ایمیل و میزان آشنایی با گیرنده دارد.
۱ـ پرکاربردترین و استانداردترین پایان‌بندی ایمیل رسمی
| Mit freundlichen Grüßen با احترام |
۲ـ مناسب برای موقعیت‌های رسمی اما کمی صمیمی‌تر
| Freundliche Grüße با احترام (کمی صمیمی‌تر، ولی هنوز رسمی) |
۳ـ بسیار محترمانه / رسمی ویژه
| Hochachtungsvoll با احترام فراوان Mit vorzüglicher Hochachtung با نهایت احترام |
۴ـ رسمی اما کمی دوستانه
| Viele Grüße با احترام (رسمی و کمی صمیمی)
Schöne Grüße با احترام (معمولاً وقتی کمی آشنایی با مخاطب دارید)
Herzliche Grüße با احترام و صمیمیت بیشتر |
نکات مهم
- بعد از Grußformel حتماً یک خط فاصله دهید و سپس نام خود را بنویسید.
- در ایمیل خیلی رسمی به افراد ناشناس یا مراجع رسمی، بهتر است Mit freundlichen Grüßen یا Hochachtungsvoll استفاده کنید.
- اگر ایمیل کمی صمیمانه است (به استاد یا همکار آشنا)، می‌توانید Mit besten Grüßen یا Viele Grüße را استفاده کنید.
- به زبان و سطح رسمی ایمیل توجه کنید؛ تناسب بین Einleitung، Hauptteil و Grußformel مهم است.
بخش سوم: مثال‌های عملی از ایمیلهای رسمی
در ادامه مثالهایی آورده شده است که می‌تواند تا حد زیادی شما را با نوشتار صحیح بسیاری از انواع ایمیلهای رسمی آشنا کند.
نمونه ایمیل ۱: درخواست اطلاعات در مورد یک محصول یا دوره
| المانی | Sehr geehrte Damen und Herren,
ich interessiere mich für Ihr Produkt [Produktname] und möchte gerne nähere Informationen dazu erhalten. Könnten Sie mir bitte Details zu den technischen Eigenschaften, dem Preis sowie den Lieferbedingungen zusenden? Für Ihre Unterstützung danke ich Ihnen im Voraus und freue mich auf Ihre Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen Ali Ahmadi
|
| ترجمه | خانم‌ها و آقایان گرامی، من به محصول شما [نام محصول] علاقه‌مند هستم و مایلم اطلاعات بیشتری در این زمینه دریافت کنم. آیا ممکن است لطفاً جزئیاتی درباره ویژگی‌های فنی، قیمت و شرایط تحویل برایم ارسال کنید؟ از همکاری شما پیشاپیش سپاسگزارم و منتظر پاسخ شما هستم. با احترام فراوان
علی احمدی |
نمونه ایمیل ۲: ارسال رزومه و درخواست برای موقعیت شغلی (Bewerbung)
| المانی | Sehr geehrte Frau Meier,
mit großem Interesse habe ich Ihre Stellenausschreibung auf Ihrer Webseite gelesen und möchte mich hiermit um die Position als [Jobtitel] bewerben. Anbei sende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse und Motivationsschreiben).
Über eine Einladung zu einem persönlichen Gespräch würde ich mich sehr freuen. Für Rückfragen stehe ich Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Ali Ahmadi
|
| ترجمه | خانم مایر گرامی،
با علاقه‌ی فراوان آگهی شغلی شما را در وبسایت‌تان مطالعه کردم و بدین‌وسیله مایلم برای موقعیت [عنوان شغلی] درخواست بدهم. رزومه (Lebenslauf)، مدارک (Zeugnisse) و انگیزه‌نامه (Motivationsschreiben) را در پیوست ارسال کرده‌ام.
بسیار خوشحال می‌شوم اگر فرصتی برای مصاحبه حضوری داشته باشم. در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، با کمال میل در دسترس هستم. با احترام فراوان علی احمدی |
نمونه ایمیل ۳: ایمیل به استاد دانشگاه برای سوال در مورد نمره
| المانی | Sehr geehrter Herr Professor Schmidt,
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich habe eine Frage zu meiner Note in der Prüfung „Einführung in die Betriebswirtschaftslehre“. Könnten Sie mir bitte mitteilen, ob die endgültigen Ergebnisse bereits veröffentlicht wurden? Falls ja, wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie mir meine genaue Note nennen könnten.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen Ali Ahmadi Matrikelnummer: 123456
|
| ترجمه | استاد اشمیت گرامی،
امیدوارم حالتان خوب باشد. من یک سؤال درباره‌ی نمره‌ام در امتحان «مقدمه‌ای بر مدیریت بازرگانی» دارم. آیا ممکن است لطفاً اطلاع دهید که آیا نتایج نهایی منتشر شده‌اند؟ اگر بله، بسیار سپاسگزار می‌شوم اگر نمره دقیق من را بفرمایید.
از همکاری شما پیشاپیش سپاسگزارم. منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام علی احمدی شماره دانشجویی: ۱۲۳۴۵۶ |
نمونه ایمیل ۴: درخواست تعیین وقت ملاقات (Terminanfrage)
| المانی | Sehr geehrter Herr Dr. Weber,
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte Sie gerne um einen Gesprächstermin bitten, um [Thema, z. B. meine Masterarbeit] mit Ihnen zu besprechen. Wären Sie in der kommenden Woche eventuell für ein Treffen verfügbar? Bitte lassen Sie mich wissen, welche Termine für Sie passen würden.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Rückmeldung. Ich freue mich auf unser Gespräch.
Mit freundlichen Grüßen Ali Ahmadi Matrikelnummer: 123456 |
| ترجمه | دکتر وبر گرامی،
امیدوارم حالتان خوب باشد. مایلم خواهش کنم وقتی را برای یک جلسه ملاقات تعیین بفرمایید تا درباره [موضوع، مثلاً پایان‌نامه کارشناسی ارشد] با شما صحبت کنم. آیا ممکن است در هفته آینده زمانی برای ملاقات داشته باشید؟ لطفاً اطلاع دهید چه زمانی برایتان مناسب است.
از همکاری شما پیشاپیش سپاسگزارم. مشتاقانه منتظر دیدارمان هستم.
با احترام علی احمدی شماره دانشجویی: ۱۲۳۴۵۶ |
نمونه ایمیل ۵: ثبت شکایت یا گزارش یک مشکل (Beschwerde)
| المانی | Sehr geehrte Damen und Herren,
ich wende mich an Sie, um ein Problem zu melden, das ich mit [Produkt/Dienstleistung, z. B. meiner Bestellung Nr. 12345] hatte. Leider entspricht [das Produkt/die Dienstleistung] nicht meinen Erwartungen, da [kurze Beschreibung des Problems, z. B. defekt, verspätet, fehlerhaft].
Ich bitte Sie höflich um eine Lösung, z. B. Ersatzlieferung oder Rückerstattung. Für Ihre Unterstützung danke ich Ihnen im Voraus und freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen Ali Ahmadi |
| ترجمه | خانم‌ها و آقایان گرامی،
با شما تماس می‌گیرم تا مشکلی را که با [محصول/خدمت، مثلاً سفارش شماره ۱۲۳۴۵] داشته‌ام گزارش کنم. متأسفانه [محصول/خدمت] با انتظارات من مطابقت ندارد، زیرا [توضیح کوتاه مشکل، مثلاً خراب، تأخیر، نقص فنی].
از شما خواهش می‌کنم که راه‌حلی ارائه دهید، مانند ارسال جایگزین یا بازپرداخت وجه. از همکاری شما پیشاپیش سپاسگزارم و منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام علی احمدی |
اشتباهات رایجی که باید از آن‌ها اجتناب کنید
در نوشتن ایمیل رسمی به آلمانی، چند اشتباه رایج وجود دارد که بهتر است از آن‌ها اجتناب کنید تا ایمیل شما هم مودبانه و حرفه‌ای باشد و هم تأثیر مثبت بگذارد.
اشتباهات رایج و نحوه اجتناب
۱ـ شروع ایمیل نامناسب
۲ـ لحن بیش از حد محاوره‌ای یا دستوری
۳ـ نوشتن یک پاراگراف طولانی با جزئیات غیرضروری
۴ـ فایل پیوست می‌شود اما در متن ایمیل اشاره نشده
۵ـ اشتباه در Grußformel یا عدم همخوانی پایان‌بندی ایمیل باید با سطح رسمی ایمیل
۶ـ فراموش کردن جزئیات مهم مانند عدم ذکر شماره سفارش، تاریخ یا مرجع مربوطه
۷ـ اشتباهات املایی یا نگارش ضعیف مانند استفاده نادرست از حروف بزرگ و کوچک مانند
۷ـ درخواست نامشخص یا دوپهلو
چک‌لیست نهایی: قبل از زدن دکمه ارسال (Senden) چه چیزهایی را باید چک کنید؟
وقتی می‌خواهید یک ایمیل رسمی به آلمانی بفرستید، قبل از زدن دکمه Senden بهتر است یک چک‌لیست کوتاه داشته باشید تا مطمئن شوید همه‌چیز درست و حرفه‌ای انجام شده است.
۱ـ خط موضوع (Betreff)
آیا کوتاه، شفاف و دقیق است؟
آیا موضوع به محتوای ایمیل مرتبط است؟
۲ـ آدرس گیرنده (Empfänger)
– آیا آدرس ایمیل گیرنده صحیح است؟
– آیا نام گیرنده را به درستی نوشته‌اید؟
۳ـ خطاب (Anrede)
– آیا از خطاب مناسب (خانم، آقا، یا مخاطب ناآشنا) استفاده کرده‌اید؟
– آیا نام خانوادگی گیرنده را به درستی نوشته‌اید؟
۴ـ متن ایمیل (Hauptteil)
ـ جمله آغازین محترمانه هست؟
ـ جملات کوتاه، واضح و با دقت نوشته شده‌اند؟
ـ لحن رسمی و مؤدبانه رعایت شده؟
ـ آیا اطلاعات مهم و ضروری در متن گنجانده شده است؟
۵ـ قواعد نگارشی و املایی
– آیا متن ایمیل از نظر املایی (Rechtschreibung) و دستور زبان (Grammatik) بررسی شده است؟
– آیا جملات به درستی ساختاربندی شده و از نظر نگارشی صحیح هستند؟
۶ـ پیوست‌ها (Anhänge)
– آیا پیوست‌ها به درستی اضافه شده‌اند؟
– آیا حجم پیوست‌ها مناسب است و به راحتی قابل دانلود هستند؟
۷ـ خداحافظی و امضا (Signatur)
– آیا امضای شما به درستی تنظیم شده است؟
– آیا اطلاعات لازم در امضا قرار گرفته؟
۸ـ بررسی نهایی
– آیا یک بار دیگر ایمیل را از ابتدا تا انتها خوانده و مطمئن هستید که هیچ نکته‌ای را فراموش نکرده‌اید؟
ـ گیرنده درست انتخاب شده (To / Cc / Bcc بررسی شده)؟
ـ تاریخ، اعداد، نام‌ها و عناوین درست هستند؟
سخن پایانی
در پایان این مقاله، امیدواریم توانسته باشیم با ارائه‌ی نکات مفید و کاربردی، شما را در نوشتن ایمیلهای رسمی به زبان آلمانی یاری کنیم. نوشتن یک ایمیل رسمی فقط به معنای انتقال اطلاعات نیست، بلکه نشان‌دهنده‌ی احترام و حرفه‌ای‌گری شما نسبت به گیرنده است. با رعایت قواعد نگارشی، استفاده از زبان محترمانه و توجه به جزئیات، می‌توانید پیام‌های موثری ارسال کنید که تأثیر مثبتی بر روابط شما با دیگران بگذارد. موفق باشید و امیدواریم که این نکات به شما در مسیر ارتباطات رسمی کمک کند.
